Первичные документы: что обязательно, а что можно упростить

Первичный документ — это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции. Без правильно оформленной "первички" расходы не примут в налоговом учёте, а вычет по НДС откажут.

Важно: По закону 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Нет документа — нет расхода!

7 обязательных реквизитов первичного документа

Согласно статье 9 закона 402-ФЗ, каждый первичный документ ОБЯЗАН содержать следующие реквизиты:

Наименование документа
Пример: "Товарная накладная", "Акт выполненных работ", "Счёт-фактура"
Дата составления
Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Датой признания расхода считается дата документа
Наименование экономического субъекта (организации)
Полное или сокращённое название, как в уставе
Содержание факта хозяйственной жизни
Что именно произошло: "Оказаны услуги...", "Поставлен товар..."
Величина натурального и/или денежного измерения
Количество, цена, сумма с НДС и без НДС
Должности ответственных лиц
Обычно: директор, главный бухгалтер, кладовщик
Подписи ответственных лиц
С расшифровкой (Фамилия И.О.). Допускаются электронные подписи

Критично: Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает документ НЕ первичным. Налоговая откажет в признании расходов по такому документу.

Основные виды первичных документов

1. Договор

Назначение: Основание для всех дальнейших документов

Обязательно для: Сделок от 10 000 ₽ (письменная форма)

Особенность: Договор не подтверждает факт исполнения — нужны акты/накладные

2. Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Назначение: Передача товарно-материальных ценностей

Обязательно для: Продажи/покупки товаров

Особенность: Можно использовать свою форму, но лучше типовую ТОРГ-12

3. Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Назначение: Подтверждение выполнения работ/услуг

Обязательно для: Любых нематериальных операций

Особенность: Двусторонний документ — обязательны подписи обеих сторон

4. Счёт-фактура

Назначение: Основание для вычета НДС

Обязательно для: Плательщиков НДС (не на УСН)

Особенность: Строгая форма, утверждённая правительством. Нельзя менять!

5. Кассовый чек или БСО

Назначение: Подтверждение оплаты при розничной покупке

Обязательно для: Расходов до 100 000 ₽ без договора

Особенность: Для признания расхода нужен ещё товарный чек или накладная

6. Платёжное поручение

Назначение: Подтверждение факта оплаты

Обязательно для: Всех безналичных операций

Особенность: Само по себе не подтверждает расход — нужны акт/накладная

Чек-лист проверки первичного документа

Перед принятием документа к учёту проверьте следующее:

Совет: Сохраните этот чек-лист и проверяйте каждый входящий документ. Лучше сразу вернуть на доработку, чем потом получить отказ от налоговой.

Можно ли использовать свои формы документов?

Да! С 2013 года унифицированные формы первичных документов (кроме кассовых) стали необязательными. Вы можете разработать свои формы, но...

Но: Ваша форма ОБЯЗАНА содержать все 7 обязательных реквизитов из закона 402-ФЗ. Иначе документ не будет считаться первичным.

Какие формы остаются обязательными:

Кассовые документы: приходные и расходные ордера (КО-1, КО-2), кассовая книга (КО-4)
Счёт-фактура: строгая форма по постановлению Правительства № 1137
Транспортные накладные: для перевозок грузов автотранспортом
Авансовые отчёты: форма АО-1 (можно свою, но лучше типовую)

Практический совет: Для товарных накладных и актов используйте типовые формы (ТОРГ-12, ОС-1 и т.д.) — они привычны всем контрагентам и проверены практикой.

Электронные первичные документы

С развитием ЭДО электронные документы стали равноправными с бумажными. Главное условие — наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Преимущества электронного документооборота:

Экономия на печати, курьерах, хранении архива
Скорость обмена — документы приходят мгновенно
Невозможность потери документов
Автоматическое распознавание и загрузка в учётную систему
Юридическая сила наравне с бумажными

Обязательное ЭДО с 2025 года: Все плательщики НДС обязаны обмениваться счетами-фактурами в электронном виде через операторов ЭДО.

Типичные ошибки в первичных документах

❌ Ошибка #1: Нет содержания операции

Неправильно: В акте написано "Оказаны услуги"
Правильно: "Оказаны консультационные услуги по настройке CRM-системы согласно договору №12 от 15.10.2025"

❌ Ошибка #2: Подпись без расшифровки

Проблема: Стоит только подпись без указания фамилии и инициалов
Решение: Всегда добавляйте расшифровку: "Иванов И.П."

❌ Ошибка #3: Нет НДС в накладной

Проблема: Не выделен НДС отдельной строкой
Решение: Всегда указывайте: "Сумма без НДС: 100 000 ₽, НДС 20%: 20 000 ₽, Итого с НДС: 120 000 ₽"

❌ Ошибка #4: Дата акта раньше даты договора

Проблема: Логическая ошибка — как можно выполнить работы до заключения договора?
Решение: Дата акта всегда должна быть позже или равна дате договора

❌ Ошибка #5: Единицы измерения не по ОКЕИ

Неправильно: "10 штук"
Правильно: "10 шт" или ещё лучше с кодом ОКЕИ: "10 (796)"

Что делать, если первичка оформлена неправильно

Алгоритм действий:

Не принимайте документ к учёту — пока он недействителен
Напишите контрагенту письмо с указанием всех ошибок и недостатков
Установите срок для предоставления исправленного документа (обычно 5-10 дней)
Получите правильный документ с той же датой, что и оригинальный
Если контрагент отказывается — это повод для расторжения договора и претензии

Важно: Исправления в первичных документах допускаются, но должны быть заверены подписями тех же лиц, которые подписали документ, с указанием даты исправления.

Сроки хранения первичных документов

Тип документа	Срок хранения
Первичные учётные документы	5 лет с момента завершения отчётного года
Документы по персоналу	50-75 лет (трудовые договоры, личные карточки)
Налоговые регистры	4 года + текущий год
Бухгалтерская отчётность	Постоянно (передаётся в архив)
Документы по основным средствам	5 лет после выбытия объекта

Штраф за утерю: До 10 000 ₽ на должностное лицо и до 50 000 ₽ на организацию. Плюс отказ в признании расходов налоговой.

Заключение

Правильное оформление первичных документов — это фундамент бухгалтерского учёта. Помните: лучше потратить 5 минут на проверку документа сейчас, чем потом доказывать налоговой правомерность расходов.

Золотое правило: Если сомневаетесь в правильности оформления документа — верните его контрагенту на доработку. Неправильный документ = не признанный расход = переплата налогов.