Кассовая дисциплина в 2025: правила, лимит кассы, штрафы до 50 000 ₽

📅 15 июля 2025 ⏱ 13 минут чтения 👤 Эксперты Gboo.ru 🏷 Основы бухгалтерии

Кассовая дисциплина — это порядок ведения кассовых операций, который обязаны соблюдать все организации и ИП, работающие с наличными деньгами. В 2025 году требования стали строже: налоговая активно проверяет кассовые операции, а штрафы за нарушения достигают 50 000 рублей.

В этой статье вы узнаете, как правильно вести кассу, рассчитать лимит остатка наличных, оформлять ПКО и РКО, вести кассовую книгу и избежать штрафов. Бонус — калькулятор лимита кассы с двумя методами расчёта.

Что такое кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина — это правила, которые регулируют:

Приём и выдачу наличных денег
Хранение наличности в кассе
Оформление кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга)
Применение контрольно-кассовой техники (ККТ)
Расчёты между юридическими лицами

Основные нормативные документы:

Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (о ККТ)
Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ (о противодействии отмыванию доходов)

⚠️ Важно! С 2020 года малые предприятия могут вести кассу в упрощённом порядке: не устанавливать лимит остатка наличных и не оформлять приходные/расходные кассовые ордера. Но ИП на ПСН, УСН и ЕСХН всё равно обязаны применять ККТ!

Основные документы кассовой дисциплины

ПКО (форма КО-1)

Приходный кассовый ордер — оформляется при приёме наличных в кассу (выручка, возврат подотчёта, оплата от контрагента). Выписывается в одном экземпляре, подписывается кассиром и главбухом.

РКО (форма КО-2)

Расходный кассовый ордер — оформляется при выдаче денег из кассы (зарплата, подотчёт, оплата поставщику). Выписывается в одном экземпляре, получатель расписывается в РКО.

Кассовая книга (КО-4)

Кассовая книга — ежедневный учёт всех поступлений и выдач наличных. Ведётся в бумажном или электронном виде. В конце дня подсчитывается остаток, подписывается кассиром и главбухом.

Книга учёта (КО-5)

Книга учёта принятых и выданных денег — обязательна для обособленных подразделений, которые сдают наличность в головную кассу. Не путать с кассовой книгой!

Лимит остатка наличных в кассе

Лимит кассы — максимальная сумма наличных денег, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Сверхлимитные деньги нужно сдавать в банк.

Кто обязан соблюдать лимит

✅ Обязаны: крупные и средние предприятия
❌ Не обязаны: малые предприятия, ИП, микропредприятия

💡 Подсказка Даже если вы не обязаны устанавливать лимит, это можно сделать добровольно для контроля наличности. Лимит утверждается приказом руководителя.

Как рассчитать лимит кассы

Есть два метода расчёта лимита — по объёму поступлений или по объёму выдач. Выбирайте тот, который даст больший результат.

📊 Калькулятор лимита кассы

Метод 1: По объёму поступлений

Используйте, если регулярно получаете наличную выручку

Объём поступлений наличных за расчётный период (₽):

Расчётный период (рабочих дней):

Периодичность сдачи в банк (дней):

Метод 2: По объёму выдач

Используйте, если выручки мало, но часто выдаёте наличные

Объём выдачи наличных за расчётный период (₽):

Расчётный период (рабочих дней):

Периодичность получения из банка (дней):

Результат расчёта

0 ₽

Когда можно превышать лимит

Закон разрешает хранить в кассе сверх лимита в следующих случаях:

📅 Выходные и праздники — если в эти дни проводятся кассовые операции
💰 Дни выплаты зарплаты — в течение 5 рабочих дней (включая день получения денег в банке)
🎁 Дни выплаты пособий, отпускных — также 5 рабочих дней

🚨 Последствия превышения лимита Штраф за накопление в кассе наличных сверх установленного лимита:
• Для организаций: 40 000 – 50 000 ₽
• Для должностных лиц: 4 000 – 5 000 ₽
• Для ИП: не штрафуют (если не установлен лимит)

Как правильно вести кассу: пошаговая инструкция

Назначьте кассира Оформите приказ о назначении кассира. Подпишите с ним договор о полной материальной ответственности. Если кассира нет — обязанности выполняет руководитель (для ИП).
Установите лимит остатка (если обязаны) Рассчитайте лимит по одной из формул выше. Издайте приказ об установлении лимита. Пересматривайте лимит ежегодно или при изменении оборотов.
Оформляйте ПКО при поступлении денег Заполняйте ПКО до внесения денег в кассу. Указывайте основание (выручка, возврат, оплата от контрагента). Выдавайте вносителю квитанцию к ПКО с подписью и печатью.
Оформляйте РКО при выдаче денег Заполняйте РКО перед выдачей денег. Проверяйте паспорт получателя. Получатель расписывается в РКО полностью (без сокращений).
Ведите кассовую книгу Вносите в книгу все ПКО и РКО. Ежедневно подсчитывайте остаток. Подписывайте листы книги (кассир и главбух). Храните книгу в сшитом и пронумерованном виде.
Используйте ККТ для пробития чеков При приёме наличных от покупателей (кроме исключений) пробивайте чеки. Передавайте чеки покупателям. Отправляйте данные в налоговую через ОФД. Z-отчёт в конце дня должен совпадать с суммой по ПКО.
Сдавайте излишки в банк Если остаток превышает лимит — инкассируйте деньги. Оформляйте объявление на взнос наличными. Храните квитанцию банка как подтверждение сдачи.
Храните кассовые документы ПКО, РКО — 5 лет. Кассовая книга — 5 лет. Кассовые чеки (при отсутствии ККТ по исключениям) — 5 лет.

Контрольно-кассовая техника (ККТ)

С 2017 года большинство организаций и ИП обязаны применять онлайн-кассы с передачей данных в налоговую через операторов фискальных данных (ОФД).

Кто обязан применять ККТ

✅ Все организации и ИП при расчётах наличными и электронными средствами
✅ Продавцы товаров, работ, услуг (розница, общепит, услуги и т.д.)
✅ Интернет-магазины (выдают электронные чеки)

Кто освобождён от ККТ

❌ ИП на ПСН (до 01.07.2025 — частичное освобождение)
❌ Продавцы на ярмарках, выставках, в киосках мороженого
❌ Аптеки в сельской местности (при численности до 10 000 человек)
❌ Ремонт обуви, изготовление ключей
❌ Присмотр за детьми и больными (няни, сиделки)

⚠️ Изменения в 2025 году С 1 июля 2025 года ИП на ПСН обязаны применять ККТ во всех случаях (отменяется переходный период). Следите за обновлениями законодательства!

Таблица штрафов за нарушения кассовой дисциплины

Нарушение	Для ИП	Для должностных лиц	Для организаций
Превышение лимита остатка наличных	—	4 000 – 5 000 ₽	40 000 – 50 000 ₽
Неоформление ПКО или РКО	—	4 000 – 5 000 ₽	40 000 – 50 000 ₽
Неведение кассовой книги	—	4 000 – 5 000 ₽	40 000 – 50 000 ₽
Неприменение ККТ (первый раз)	25% от суммы, но не менее 10 000 ₽	25% от суммы, но не менее 10 000 ₽	75% от суммы, но не менее 30 000 ₽
Неприменение ККТ (повторно, сумма ≥ 1 млн ₽)	Приостановка деятельности до 90 суток	Дисквалификация 1–2 года	Приостановка деятельности до 90 суток
Непробитие чека или невыдача чека	2 000 ₽	2 000 ₽	10 000 ₽
Использование ККТ не из реестра	1 500 – 3 000 ₽	1 500 – 3 000 ₽	5 000 – 10 000 ₽
Расчёты между юрлицами свыше 100 000 ₽ наличными	—	4 000 – 5 000 ₽	40 000 – 50 000 ₽

🚨 Важно знать! Штрафы налагаются на основании акта налоговой проверки или решения суда. При первом незначительном нарушении могут вынести предупреждение вместо штрафа (по усмотрению инспектора).

Ограничения по расчётам наличными

Закон 115-ФЗ ограничивает расчёты наличными между организациями и ИП в рамках одного договора суммой 100 000 рублей.

Что считается нарушением

❌ ООО оплатило ИП по одному договору 120 000 ₽ наличными за 2 платежа
❌ ИП заплатил другому ИП 150 000 ₽ наличными за товар
✅ ООО оплатило ИП 90 000 ₽ наличными, остальное безналом — ОК
✅ ИП заплатил физлицу 500 000 ₽ наличными — ОК (лимит не распространяется на физлиц-непредпринимателей)

💡 Лайфхак Если нужно рассчитаться наличными на сумму больше 100 000 ₽ — разделите сделку на несколько договоров. Главное, чтобы договоры были реальными (разные предметы, разные сроки).

Реальный кейс: как избежать штрафа за кассу

🏢 Кейс: ООО "Стройдом"

Ситуация: Компания с выручкой 15 млн ₽/год получила акт налоговой проверки. Нарушения: превышение лимита кассы (по 7 дням), неоформление 3 РКО, ошибки в кассовой книге.

Сумма штрафов по акту:

Превышение лимита (7 эпизодов): 50 000 ₽ × 7 = 350 000 ₽
Неоформление РКО (3 эпизода): 50 000 ₽ × 3 = 150 000 ₽
Штраф директору лично: 5 000 ₽ × 10 = 50 000 ₽
Итого: 550 000 ₽

Что сделала компания:

Подала возражение на акт с доказательствами смягчающих обстоятельств (первое нарушение, добровольное исправление)
Исправила ошибки в кассовой книге и предоставила скорректированные документы
Показала, что превышение лимита было разовым в дни выплаты зарплаты (законное исключение)

Результат: Штраф снижен до 60 000 ₽ (вместо 550 000 ₽). 7 эпизодов превышения лимита признаны правомерными, 3 РКО оформлены задним числом с объяснительными.

Чек-лист соблюдения кассовой дисциплины

✅ Ежедневно:

Оформлять ПКО на все поступления наличных
Оформлять РКО на все выдачи наличных
Вносить записи в кассовую книгу
Подсчитывать остаток и сверять с фактическим
Пробивать чеки на ККТ (если применяете)
Сдавать излишки в банк (если превышен лимит)

📅 Ежемесячно:

Распечатывать и подшивать листы кассовой книги
Сверять суммы Z-отчётов с ПКО
Проверять срок действия фискального накопителя

🗓 Ежегодно:

Пересматривать лимит остатка кассы
Обновлять приказ о кассовой дисциплине
Проводить инструктаж кассира
Проверять регистрацию ККТ в налоговой

Выводы

Кассовая дисциплина обязательна для всех, кто работает с наличными — от крупных компаний до ИП.
Малый бизнес получил послабления: можно не устанавливать лимит кассы и вести упрощённый учёт, но ККТ применять всё равно нужно.
Основные документы — ПКО, РКО, кассовая книга. Оформляйте их ежедневно, иначе штраф до 50 000 ₽.
Лимит кассы рассчитывается по одной из двух формул (поступления или выдачи). Используйте калькулятор выше.
ККТ — обязательна для большинства. Неприменение = штраф от 25% до 100% от суммы расчёта.
Расчёты между юрлицами наличными ограничены 100 000 ₽ по одному договору.
Штрафы серьёзные, но их можно снизить при первом нарушении через возражения и смягчающие обстоятельства.

🎯 Рекомендация эксперта Автоматизируйте кассовый учёт с помощью специализированного ПО (1С, МоёДело, Контур). Это снизит риск ошибок и сэкономит время на заполнении документов. Интеграция с онлайн-кассой + автоматическое формирование ПКО/РКО = минус 90% рутины.