Инвентаризация: как провести быстро и без ошибок
Инвентаризация — это сверка фактических остатков имущества с данными бухгалтерского учёта. Обязательная процедура минимум раз в год перед составлением годовой отчётности.
Важно: Согласно статье 11 Закона 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте", активы и обязательства подлежат инвентаризации. При её отсутствии годовую отчётность подписывать нельзя — это нарушение!
Зачем нужна инвентаризация
Выявить расхождения
Недостачи, излишки, пересортица — всё, что есть на складе, но не отражено в учёте (и наоборот).
Проверить достоверность
Бухгалтерская отчётность должна показывать реальные остатки. Без инвентаризации это невозможно гарантировать.
Взыскать ущерб
Если выявлена недостача по вине материально ответственного лица (МОЛ) — можно взыскать стоимость с виновного.
Соблюсти закон
В ряде случаев инвентаризация обязательна по закону (смена МОЛ, перед годовой отчётностью и др.).
Когда инвентаризация обязательна
По статье 11 Закона 402-ФЗ инвентаризация проводится ОБЯЗАТЕЛЬНО в следующих случаях:
Обычно проводят в декабре, чтобы отчётность на 31 декабря отражала реальные остатки
Кладовщик, кассир, продавец увольняется или передаёт дела — обязательна инвентаризация
Обнаружили кражу — немедленная инвентаризация для фиксации размера ущерба
Для определения размера ущерба и списания испорченного имущества
Перед закрытием или преобразованием компании нужно знать точные остатки
В ходе проверки могут потребовать провести внеплановую инвентаризацию
Смена руководителя, передача имущества в аренду и т.д.
Рекомендация: Даже если закон не обязывает, проводите инвентаризацию чаще — например, ежеквартально. Это помогает вовремя выявлять расхождения и не допускать их накопления.
Что подлежит инвентаризации
Инвентаризации подлежат ВСЕ активы и обязательства компании:
Товары, материалы, ОС, незавершённое производство
Касса, расчётные счета, валютные счета
Дебиторская и кредиторская задолженность
Важно: Нематериальные активы (лицензии, товарные знаки) инвентаризируются документально — проверяется наличие договоров, свидетельств о регистрации, сроков действия.
Пошаговая инструкция: как провести инвентаризацию
10 шагов к правильной инвентаризации
Шаг 1. Издайте приказ о проведении инвентаризации
В приказе указываете: сроки, состав комиссии, что проверяем (товары, ОС, касса и т.д.).
Шаг 2. Создайте инвентаризационную комиссию
Минимум 3 человека (председатель + 2 члена). Материально ответственное лицо в комиссию НЕ входит!
Шаг 3. Получите расписку от МОЛ
До начала инвентаризации МОЛ (кладовщик, кассир) пишет расписку: "Все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. Остатки, не подтверждённые приходными документами, считаю недостачей".
Шаг 4. Проведите фактический подсчёт
Комиссия считает, взвешивает, измеряет ВСЁ, что есть на складе/в магазине. Обязательно в присутствии МОЛ.
Шаг 5. Заполните инвентаризационную опись
Записываете фактические остатки по каждой позиции: название, количество, единица измерения.
Шаг 6. Передайте опись в бухгалтерию
Опись подписывают все члены комиссии + МОЛ. Передаётся бухгалтеру для сверки.
Шаг 7. Бухгалтер сверяет с учётом
Бухгалтер сравнивает фактические остатки (из описи) с данными учёта (из программы 1С, например).
Шаг 8. Составьте сличительную ведомость
Если есть расхождения — заполняете сличительную ведомость (ИНВ-19).
Шаг 9. Комиссия выясняет причины расхождений
Запрашивают объяснительные у МОЛ, проверяют документы, определяют виновных.
Шаг 10. Утвердите решение руководителя
Руководитель решает: списать недостачу на виновных, на издержки, оприходовать излишки и т.д.
Интерактивный чек-лист проведения инвентаризации
Используйте этот чек-лист, чтобы не пропустить ни одного важного этапа инвентаризации.
Чек-лист инвентаризации
Как оформить результаты инвентаризации
Если всё сошлось (нет расхождений)
Отлично! Просто храните опись (ИНВ-3 и др.) вместе с приказом. Проводки делать не нужно — факт совпал с учётом.
Если выявлены ИЗЛИШКИ
Что делать:
- Заполнить сличительную ведомость ИНВ-19
- Выяснить причину (ошибка в учёте, не оприходовали и т.д.)
- Оприходовать излишки по рыночной стоимости
Дт 41 (10, 01) — Кт 91.1 "Прочие доходы"
(Оприходованы излишки, выявленные при инвентаризации)
Налоги: Излишки — это внереализационный доход. Он увеличивает налогооблагаемую базу (налог на прибыль или УСН 15%).
Если выявлена НЕДОСТАЧА
Действия:
Получить объяснительную от МОЛ. Проверить документы за период.
Есть нормы усушки, утруски, боя (Постановления Правительства РФ по отраслям).
В пределах норм — на издержки. Сверх норм — на виновных или на финрезультат.
Варианты списания недостачи:
| Ситуация | Проводка | Пояснение |
|---|---|---|
| В пределах норм естественной убыли | Дт 94 — Кт 41 (10) Дт 44 — Кт 94 |
Списывается на издержки обращения |
| Сверх норм, виновный установлен | Дт 94 — Кт 41 (10) Дт 73.2 — Кт 94 |
Взыскивается с виновного по рыночной стоимости |
| Сверх норм, виновный НЕ установлен | Дт 94 — Кт 41 (10) Дт 91.2 — Кт 94 |
Списывается на прочие расходы |
Важно: Недостача сверх норм НЕ уменьшает налогооблагаемую базу. В налоговом учёте такие расходы не признаются (ст. 252 НК РФ).
Пересортица
Пересортица — когда одного товара больше, другого меньше на ту же сумму.
Можно зачесть излишки в счёт недостачи, если они одного наименования и произошли за один период у одного МОЛ. В остальных случаях оформляются отдельно.
Основные документы инвентаризации
| Форма | Название | Для чего |
|---|---|---|
| ИНВ-22 | Приказ о проведении инвентаризации | Назначает комиссию, сроки, объекты проверки |
| ИНВ-3 | Опись товарно-материальных ценностей | Фиксирует фактические остатки товаров/материалов |
| ИНВ-1 | Опись основных средств | Для инвентаризации оборудования, транспорта и т.д. |
| ИНВ-15 | Акт инвентаризации наличных денежных средств | Для проверки кассы |
| ИНВ-17 | Акт инвентаризации расчётов | Для сверки дебиторской/кредиторской задолженности |
| ИНВ-19 | Сличительная ведомость | Показывает расхождения факта и учёта |
| ИНВ-26 | Ведомость учёта результатов | Обобщает итоги всех инвентаризаций за период |
Можно ли использовать свои формы? Да, унифицированные формы необязательны с 2013 года. Но они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа (402-ФЗ).
Типичные ошибки при инвентаризации
❌ Нет приказа
Инвентаризация без приказа руководителя — недействительна. Результаты можно оспорить в суде.
❌ МОЛ не присутствовал
Если МОЛ не было при подсчёте — он может отказаться подписывать опись. Взыскать недостачу будет сложно.
❌ Нет расписки от МОЛ
Без расписки МОЛ может заявить: "Я не сдал все документы, поэтому недостача не моя вина".
❌ Комиссия из 1-2 человек
Минимум 3 члена комиссии. Иначе инвентаризация не соответствует методическим указаниям Минфина.
❌ Не составили сличительную ведомость
При расхождениях обязательна ИНВ-19. Без неё непонятно, какие расхождения и как их списали.
❌ Списали недостачу без объяснительной
Перед взысканием нужно получить объяснительную от МОЛ. Иначе суд может встать на сторону работника.
Сроки хранения документов инвентаризации
По общему правилу: 5 лет
Все документы инвентаризации (приказы, описи, ведомости) хранятся 5 лет с момента их составления (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
- Документы по ОС — 5 лет после выбытия объекта
- Документы при смене МОЛ — 5 лет с даты увольнения
- При судебном разбирательстве — до окончания суда + 5 лет
Выводы
- Инвентаризация обязательна минимум раз в год перед годовой отчётностью. Также при смене МОЛ, хищении, стихийном бедствии.
- Без приказа и комиссии из 3+ человек инвентаризация недействительна. МОЛ обязательно должен присутствовать при подсчёте.
- Используйте унифицированные формы (ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19 и др.) или разработайте свои с обязательными реквизитами.
- Излишки — это доход и увеличивают налогооблагаемую базу. Оприходуются по рыночной стоимости.
- Недостача в пределах норм относится на издержки. Сверх норм — взыскивается с виновных или списывается на финрезультат.
- Храните документы 5 лет — при проверке налоговая обязательно запросит приказ и описи инвентаризаций.